A Tirania do E-mail

(Autor Desconhecido)

Email é uma das coisas mais importantes que a revolução dos computadores fez em relação a produtividade individual. Porém, quando utilizado inadequadamente, pode também, prejudicar a sua produtividade. Esse artigo discute formas de usar email eficientemente. Depois vai além, e fala em como ser produtivo, ponto.

Quando Email faz Mau

Eu não vou listar todas as razões porque email é bom. Você já as conhece, Eu assumo que você é um usuário ávido. (Qualquer um lendo isso está online, e qualquer um que está online usa email.) Eu também não vou lhe dizer que email é ruim, porque não é. O impacto negativo em podutividade do email vem da forma como você o utiliza, não do meio.

O email afeta sua produtividade de duas formas:

1. Ele quebra sua concentração

2. Ele leva você a ineficiência na solução de problemas.

Vamos pegar o impacto em concentração primeiro. Eu sou um engenheiro de software, e programação requer perídos extensos de concentração. Na verdade isso não é válido somente para programação, várias áreas demandam que você se concentre. (Provavelmente qualquer coisa que valha a pena ser feita demanda alguma concentração!)

{

Eu sustento que programação não pode ser feito em menos de uma janela de três horas. Leva três horas até alcançar a velocidade, juntar sua concentração, mudar para o "modo lado direito do cérebro", e realmente focar no problema. Programadores eficientes organizam o seu dia para ter pelo menos uma janela de três horas, e idealmente duas ou três. (Essa é a razão porque geralmente bons programadores trabalham até tarde da noite. Eles não são interrompidos com tanta frequência...)

}

Um dois principais atributos do email é que ele enfileira as mensagens. Diferente do face-à-face conversas e telefonemas, as pessoas podem se comunicar via email sem que ambas prestem atenção ao mesmo tempo.

Você escolhe os momentos nos quais você presta atenção no email. Mas a maioria das pessoas deixa o cliente do email rodando direto. Essa é a maior razão porque o email prejudica a produtividade. Se você deixa o cliente de email rodando, isso significa que qualquer um, a qualquer hora pode interromper o que você está fazendo.

Essencialmente elesescolhem os momentos nos quais você vai prestar atenção. (Até mesmo um spammer aleatório que lhe envia um esquema furada de virar milhionário.) Isso é mau.

Existem três estágios desse malefício

Primeiro estágio é configurar o seu cliente de email para apresentar mensagens de alterta quando você recebe email. Não faça isso.

Estágio dois é configurar seu cliente de email para fazer barulho quando você recebe email. Não faça isso. Estágio três é ficar com seu cliente de email aberto o tempo todo. Não faça isso, também.

Para ser eficiente, você precisa escolher os momentos nos quais você irá receber o email. Eu sei que isso vai de contra o usual. Praticamente todo mundo que eu conheço fica com o email aberto o tempo todo, configurado para fazer barulho, e até apresentar alertas quando é recebido um email. Não faça isso.

Spam é o melhor tipo de email de receber, porque você olha rapidamente, vê que é um spam, e apaga. E então, volta ao trabalho. Email pessoal é o segundo melhor tipo de email, porque ou você responde rápido ("Olá Jane, bom ter notícias de você. Tê vejo na balada à noite.") ou deixa de lado para mais tarde.

Email de tarefas de trabalho são os piores. Geralmente exige raciocínio, e porque é trabalho, tem um pouco de urgência . Mas assim que você gasta tempo respondendo, você se interrompeu. Você mudou de volta para o "modo lado esquerdo do cérebro", e você perdeu a linha de raciocínio.

Isso não siginifica que você não deveria responder emails prontamente. Verifique email quando você é interrompido de qualquer forma - antes de começar a trabalhar, depois de uma reunião, depois do lanche, antes de ir para casa, etc. Separe um tempo para fazer isso. É só não deixar que os outros ditem o momento.

Já aconteceu isso com você?

[ No corredor... ]

O: "Olá R, como vai?"

R: "Ótimo, e você?"

O: "Bem. Você viu o email que eu te mandei sobre XXXX?"

R: "Não, ainda não vi email hoje, desculpe."

O: "O QUÊ!"

Aconteceu comigo. As vezes não dá pra acreditar - Eu enviei o email ás 9:30, já são 11:30, e ainda não viram o email? O que eles estão fazendo? Eles estão sendo eficiente. Eles estão escolhendo o momento no qual eles são interrompidos, e isso é bom. Nós vamos falar sobre esse tema novamente abaixo na Regra de Três Horas.

Por enquanto, a moral é a seguinte: Desligue seu cliente de email. Você deve escolher o momento em que será interrompido.

Certo, agora vamos ver a segunda característica negativa do email, ele leva você a ineficiência na solução de problemas. Email é um meio de comunicação. Você envia mensagens para os outros, você recebe mensagem dos outros. Algumas dessa mensagens são simplesmente troca de informações - PSCs para que você saiba o que está se passando.

Alguns são "ruídos" - 'agradecimentos, ' confirmações, piadas e etc. E alguns - muitos - são solucionadores de problema. Você tem contato com o problema, e responde com uma solução possível, ou uma abordagem possível, ou mais perguntas. Até agora tudo bem - email é um bom meio para solucionar problemas.

E é tão fácil - recebe um email, você pensa (ás vezes), e você responde. Pronto, é isso aí. Exceto quando não é isso aí.. Porque alguns tipos de problemas não são resolvidos via email, nunca. Assim que você tem esse tipo de problema, você tem que parar, imediatamente, antes que você piore o problema.

Primeiro, nunca, jamais, critique alguém por email. Por algum motivo que eu nunca compreendi completamente, qualquer emoção negativa é sempre amplificada através da comunicação via email. Às vezes você tem intenção de ser crítico - alguém fez algo idiota, ou disse algo bobo, ou passou um email ridículo. Resista ao impulso de responder. Ás vezes você não tem a intenção de ser crítico - você só está fazendo uma observação, ou entrando em um debate técnico, ou acrescentando os fatos à uma discussão. Mas assim que você sentir que o receptor percebeu seu email como crítica, você deve imediatamente trocar de mídia - um face-à-face é melhor, um telefonema também serve.

Segundo, não faça debates técnicos prolongados pelo email. Já vi discussões que duram semanas repletas de "kibitzers"(observador que dá conselhos desnecessários e irrelevantes, perturbador ), com todo mundo repetindo seus pontos de vista e sem chegar a um acordo. Geralmente o email tem um efeito polarizador sobre o debate, e os combatentes acabam mais isolados na sua forma de ver do que quando começou a discussão. Logo que você sentir isso acontecendo, você deve imediatamente trocar de mídia. Uma reunião com as principais pessoas involvidas é melhor, mas uma conferência também pode resolver.

Esses dois tipos de problemas que não são resolvidos por email, são agravados quando os outros são copiados. Quanto maior a audiência, pior as coisas ficam. É ruim ser crítico em emails, mas é muito pior se dez colegas estão em cópia. Em geral a presença uma audência é que torna os debates técnicos polarizados - se somente as pricipais pessoas que estiveremc envolvidas, elas seriam menos venenosos e mais dispostos a entender o ponto de vista dos outros e buscar um acordo.

Certo, então isso é o que você precisa saber: Nunca critique alguém por email, e evite debates técnicos. Use reuniões face-à-face ou telefonemas no lugar.

Antes que eu continue a falar sobre produtividade em geral, deixa eu compartilhar alguns outros pensamentos sobre email.

Primeiro, seja criterioso para quem você envia email, e quem você copia nos emails. Cada destinatário do email irá gastar um tempo lenda cada email que você envia. Emails simples dizendo "obrigado" or "entendi" or "vejo você na reunião" são educados e parte da comunicação humana normal. Mas tem limite, não precisa responder "de nada", ou "fico feliz que voce entendeu", ou "ótimo, vejo você, também".

Em minha carreira eu gerenciei equipes grandes, e às vezes as pessoas nessas equipes me copiavam em praticamente todo email que enviavam. Talvez eles quisessem que eu soubesse o que estava se passando, ou talvez eles estivessem me deixando a par do ótimo trabalho que estavam realizando.

De qualquer forma, eles estavam consumindo meu tempo com coisas que eu não precisaria gastar tempo. Eu tenho uma alta capacidade para filtrar email, mas sempre fica a sensação de que eu não compreendi.; por exemplo "Por que me copiaram nisso?" Tem que haver um propósito para cada destinatário em cada email.. É aceitável que se remova destinatários de uma resposta - na verdade, é bom; menos são pessoas envolvidas, e [para reiterar a idéia] quanto maior a audiência, mais exagerado fica qualquer crítica ou debate embutido.

{

Eu tenho que divagar sobre um "pet peeve"(Algo pequeno que irrita profundamente uma pessoa, e que não irrita os demais da mesma forma). Eu mando um email para S, e S responde, copiando outras oito pessoas. Eu respondo de volta para S sozinho. S responde, novamente copiando as outras 8 pessoas. Isso é mau. Se eu for esperto eu vou abandonar o email e continuar a conversa com S face-à-face ou através do telefone. Se eu não for esperto eu vou responder de forma provocativa e agressiva, copiando todo mundo, e me arrepender depois.

}

Segundo, email é um meio descontraído, mas um pouco de formalidade não faz mau. Use um cliente de email que faz correção ortográfica. Use maúsculo/minúsculo normalmente. Use gramática correta - frases completas fazem com que o email seja fácil de ler. Não utilize cores bizarras de fundo ou fontes estranhas. Não anexe fotos do seu cachorro. Bom, você entendeu... Já recebi email de pessoas graduadas que beiravam o analfabetismo, com maiúsculas e minúsculas incorretas, grmática, frases incompletas, etc. A impressão que não passa não é boa.

Terceiro, email pode ser direto ou prático, mas não hesite em revisar emails importantes. Em muitas empresas praticamente susbtitui os memorandos. Em várias situações de negócio o email substitui as cartas. Quando estiver escrevendo um email de ampla distribuição, ou que afeta uma negociação, ou um possível acordo, ou uma potencial venda, gaste um tempo escrevendo um esboço, e leia-o mais tarde. Quase sempre você consegue melhorar as palavras, deixar uma idéia mais clara, ou no pior caso melhorar a comunicação.

Finalmente, lembre-se que email é um arquivo público e permanente. Email é texto que trafega por redes públicas, e geralmente armazenado em servidores por longos períodos e pode ser feito backup por um tempo ainda mais longo. Pode parecer "descartável" na hora, mas não vai ser descartado, como os executivos seniors da Mircrosoft, Enron, Worldcom, outros descobriram. Se você tem algo que não pode se tornar público, não deve ser dito via email. E se você estiver enviando algo confidencial ou restrito, considere mandar encripitado e/ou protegido por senha em anexo.

Certo, suficiente sobre email. Essas sãoas seis regras para evitar a tirania do email:

1. Desligue seu cliente de email(Outlook). Escolha o momento em que você será interrompido.

2. Nunca critique alguém por email, e evite debates técnicos. Utilize reuniões ou telefonemas no lugar.

3. Seja sensato para quem você manda email, e quem você copia nos emails.

4. Cumprir certa formalidade é importante.

5. Não hesite em rever e repensar emails importantes.

6. Lembre-se que email é um arquivo público e permanente.

Entendeu? Beleza. Pensando sobre produtividade com email me levou a fazer alguns comentários sobre produtividade em geral...

 

A Regra Das Três Horas

Programação é uma atividade do "lado direito do cérebro". É muito conceitual e específica e [!gasp] artística. Programação eficaz requer que você transite do modo "lado esquerdo do cérebro", que é o normal do seu corpo, para a zona do "lado direito do cérebro". Como eu mencionei anteriormente,

não dá para programar em uma janela de menos de três horas. Sério. E falando com amigos de outras áreas, eu estou convencido de que isso se aplica a vários outros tipos de trabalho.

Quando você está numa zona das três horas, você atingiu velocidade, reuniu sua concentração, passou para o modo "lado direito do cérebro", e esta focado em um problema. Você está sendo produtivo. Existem quatro coisas que podem te interromper, e você deve prestar atenção em todas elas:

1. Recebimento de email ou telefonemas.

2. Contato pessoal com os colegas.

3. Reuniões.

4. "Warp-offs".

Vamos falar sobre cada uma delas... Primeiro, emails ou telefonemas. Nós já falamos sobre Email, esse é fácil - basta desligar seu cliente de email. Pronto. A maioria das pessoas recebe muito menos ligações do que emails, então telefonemas nem são tanto o problema. A solução é a mesma - coloque o seu telefone no modo "não incomode". Hoje em dia quase todo mundo tem um celular, deixe o ligado, e se então existir uma emergência realmente, quem quer que seja deve conseguir falar com você. A maioria das chamadas para sua mesa são de colegas ou clientes; elas são importantes, mas assim como o email, você deve escolher a hora de recebê-las.

Segundo, tem o contato com o colegas. A maioria das empresas hoje não pode bancar um escritório individual, então é muito fácil ser interrompido. (Se você tiver um escritório, feche a porta!) Distrações incluem som ambiente, perguntas ("Ow, vc sabe como chamar a função framitz?"), e outras interrupções ("Ow, você quer tomar um café?"). São todas realmente importantes (especialmente o café), mas são interrupções, e elas vão estragar a sua janela de três horas.

Basicamente você deve tentar se isolar do seus colegas, assim como o email e telefonemas. Para lida com o barulho, arrume uns bons fones de ouvidos e ouça música. Sem fio, se você quiser. Por $100 você consegue a melhor música tocando que você pode imaginar, e é uma forma certeira de eliminar o barulho.

{

O debate"escritório vs. baias" é polêmico e não tem uma conclusão. Algumas empresas dão aos seus engenheiros seus próprios escritórios, e alegam que a melhoria na produtividade vale o custo. Outros acreditam que a atmosfera de uma baia é melhor, e que a interação entre o engenheiros resulta na melhoria nas soluções dos problemas. Sem tomar partido nesse debate, o fato é que a maioria dos engenheiros trabalham em baias, e têm pouco controle sobre isso.

Então é o que é - você tem que tirar o melhor disso. Em 2000 eu entrei para a PayPal, a pontocom de direitos iguas de trabalho, onde todo mundo tinha uma baia, até o CEO. Depois de muitos anos apreciando um escritório particular, eu estava de volta em uma baia. Rapidamente eu descobri duas coisas  essenciais, primeiro, eu posicionei minha mesa e meu computador para que eu não fosse distraído pela movimentação de pessoas (saindo e entrando da baia), e segundo, eu comprei um belo par de fones de ouvido sem fio. Com essas adaptações eu era capaz de trabalhar de forma tão produtiva quanto eu era no escritório. (Claro que eu usava a sala de conferencias para as reuniões.)

}

Lidar com questões e interrupções de colegas é mais difícil. A troca entre os engenheiros em um time é importante; frequentemente uma pessoa terá a resposta para o dilema da outra. Existe também o aspecto social, é agradável interagir com seus colegas. Entretanto, você precisa ter sua janela de três horas. Eu recomendo uma simples placa que você pode pendurar na sua baia: "Estou dentro da zona", "Não Perturbe", etc. (Aqui é uma chance para ser criativo...) Essencialmente você quer que seus colegas saibam que você está em "Flow".

Se eles tem uma questão técnica que pode esperar, eles podem te enviar via email, ou esperear até que você emerja.

Se eles precisarem de uma atenção imediata ("Ow, você quer tomar um café?") pelo menos eles sabem que você está na zona, e que eles estão te interrompendo.

Terceiro, reuniões... Ah sim. Dá pra escrever um livro inteiro sobre reuniões, e muitos fizeram. Deixe me fazer alguns comentários sobre reuniões e então passar para o próximo. Reuniões interrompem todos aqueles que participam, obviamente, então elas são "caras".

Elas são também na maioria das vezes o melhor jeito de comunicar com a equipe e para resolver problemas.. Então existe uma forte tendência em buscar reuniões "boas" em vez de "ruims". Cada reunião deve ter um propósito bem definido, e o organizador deve manter a reunião no caminho certo. É bom ter reuniões como "primeira coisa do dia", perto do almoço, ou no final do dia; dessa forma a janela de três horas das pessoas são menos afetadas. Chega sobre reuniões... elas são o que são. Finalmente, "warp-offs".

E então, o que é um "warp-off"? Bem, diferente dos outros três tipos de interrupções, em que as pessoas interrompem você, um "warp-off" é quando você interrrompe você mesmo. Geralmente isso acontece porque você está empacado - você não sabe o que fazer - então você troca de tarefas e faz algo que você saiba como fazer. Meu warp-off favorito é surfar na Internet. Ás vezes quando estou trabalhando em um probelma difícil, eu tenho que me segurar para não fazer isso.

Outros possíveis warps incluem: ler email (!), trabalhar em coisas "divertidas" em vez das coisas "difíceis", incomodar seus colegas ("café, alguém?"), e claro escrever no seu 'blog :) Manter-se sem "warping off" é realmente muito difícil, e passa pelo que motiva as pessoas e um monte de coisas que não dá para abordar aqui, mas a principal coisa é concientizar-se o suficiente para aceitar que você faz(todos fazem), e ser forte o suficiente para não fazer. Eu tendo "to warp" quando estou empacado, então a melhor estratégia de "un-warp" para mim são estratégias de me desempacar.

Das quais incluem falar com os outros, dar uma volta de bicicleta, pensar "fora da caixa" (geralmente acima da caixa - ter uma visão do todo), tentando simplificar o problema, e rigidamente aplicar W=UH ("se alguma coisa é muito feia ou muito difícil, está errada").

{

In re: trabalhar em coisas "divertidas" em vez de coisas "difíceis", é interessante pensar no que faz algumas tarefas divertidas e outras difíceis. Eu penso que felicidade vem de gostar de si próprio, e coisa divertidas são as coisa que fazem você gostar de si próprio. Tarefas que são divertidas então são tarefas que você sabe como fazer, e que demonstam sua proficiência. Tarefas que são difícies são as tarefas que você não sabe fazer, ou aquelas que revelam a sua falta de conhecimento. Tem normalmente feedback involvido - tarefas divertidas vão conquistar reconhecimento dos clientes ou colegas do trabalho, mas as difíceis talvez não.

Quando estiver empacado e se pegar fazendo algo "divertido" em vez de algo "difícil", pergunte-se o que faz a coisa difícil ser difícil? Em um mundo perfeito cada pessoa teria sempre as tarefas nas quais ela é boa, que trazem reconhecimento, e tudo que fazem é divertido. O mundo não é perfeito, mas esse é o objetivo.

}

Certo, tem muita coisa aí, vamos ver se dá pra sumarizar. Temos essencialmente uma grande regra para quatro "guidelines":

Grande regra: Levam três horas para fazer qualquer coisa.

Guidelines:

1. Desligue seu cliente de email, coloque seu telefone em "não perturbe".

2. Se isole. Obtenha um bom fone de ouvido. Avise seus colegas de alguma forma que você está dentro da zona", para minimizar a interrupções deles.

3. Diminua reuniões e agende-as para evitar a janela de três horas.

4. Torne-se auto-consciente sobre "warping off" e tente se desempacar.

Então é isso - obrigado pela atenção. Se você tiver comentários sobre isso, Eu adoraria escutá-los; por favor me manda um email. Não se preocupe, ele não vai me interromper :)